Modalité d'inscription

Toute demande d’inscription doit être effectuée par e-mail auprès de l'Agence Locale ou directement en ligne depuis l'Espace Client accessible depuis le site internet de l’Agence Locale ou le site de notre regroupement www.nomadays.fr.

Pour se connecter à l'Espace Client, il suffit de saisir l'identifiant et le mot de passe déterminés lors de la première connexion.

L’inscription est considérée comme définitive une fois le formulaire de réservation en ligne complété et à réception du règlement de l’acompte et/ou du solde en fonction de la date d’inscription.

Selon les prestations choisies et les règlements du pays, une photocopie du passeport pourra être demandée par l'Agence Locale. En cas de non envoi de la photocopie du passeport dans les délais indiqués par l'Agence Locale, celle-ci ne pourra pas garantir la bonne exécution des prestations réservées.

Une fois le paiement effectué, un e-mail de confirmation est envoyé au Client. Il comprend la confirmation du règlement ainsi que la facture électronique téléchargeable.

Un accusé de réception est envoyé au Client par voie électronique. Dans l’hypothèse où le Client ne recevrait pas l’accusé de réception, la réservation serait néanmoins définitive à compter de sa réception par l'Agence Locale.

Modalité de paiement

Inscription réalisée plus de 30 jours avant la date du départ

Le Client doit payer un acompte de 30% du montant total des prestations réservées. Le solde du séjour doit être versé au plus tard à 30 jours avant la date de début dudit séjour.

Inscription réalisée moins de 30 jours avant la date du départ

Le Client doit régler en une seule fois la totalité du montant du voyage.

Moyens de paiements

À la confirmation de votre réservation, votre agent locale vous préparera votre facture électronique, éditée au nom du collectif d'agences locales Nomadays, agence de voyage dûment immatriculée en France. Les paiements se font soit :

• par carte bancaire en ligne et sans frais, depuis les liens de paiements disponibles sur la facture électronique.
• par virement bancaire sur le compte de l'agence de voyage Nomadays, basée en France et dûment immatriculée.

La facture électronique est mise à jour à chaque réception de paiement, et reste consultable à tout moment depuis l'Espace Client. Elle est entre autre téléchargeable et imprimable.

Conditions et frais d’annulation

Dans le cas où le Client se trouverait dans l’obligation d’annuler le voyage, il devra en informer l'Agence Locale et son assureur par tout moyen écrit permettant d’avoir un accusé réception, dès la survenance du fait générateur de cette annulation. La date d’émission de l’écrit sera retenue comme date d’annulation pour la facturation des frais d’annulation. En règle générale, la compagnie d’assurance apprécie, en fonction des documents que le Client lui communique directement, la date du fait générateur à l’origine de la décision d’annuler le voyage pour accepter de rembourser les frais d’annulation.

Barème des frais d’annulation totale :

• plus de 90 jours avant la date de départ : 30% du prix total TTC du voyage
• de 44 à 89 jours avant la date de départ : 50% du prix total TTC du voyage
• de 0 à 45 jours avant la date de départ : 100% du prix total TTC du voyage

Barème des frais d’annulation partielle, sauf cas particuliers :

Si un voyageur inscrit à un voyage privatisé annule sa participation, alors que le voyage est maintenu pour les autres participants :

• pour les prestations personnelles (non partagées) : le barème des frais d’annulation ci-dessus sera appliqué pour le voyageur qui annule.
• pour les prestations partagées : des frais égaux à 100%, quelle que soit la date d’annulation, seront facturés au participant qui annule sur sa quote-part des prestations partagées du voyage.

Lorsque plusieurs clients se sont inscrits sur un même dossier et que l’un d’eux annule son voyage, les frais d’annulation sont prélevés sur les sommes encaissées pour ce dossier, quel que soit l’auteur du versement.

En cas d’annulation, pour quelque raison que ce soit, les frais extérieurs au voyage souscrit chez l’Agence Locale et engagés par le Client tels que, frais de transport jusqu’au lieu de départ du voyage et retour au domicile (billets d’avion, de train ou de bus), frais d’obtention des visas, documents de voyages, frais de vaccination, ne pourront faire l’objet d’un quelconque remboursement.

Cession de contrat

En cas de cession du contrat, le Client est tenu d’en informer l’Agence Locale au plus tard 7 jours avant le départ par e-mail. Cette cession est possible sous réserve de disponibilité du transport aérien et du niveau adéquat du cessionnaire. Elle pourra entraîner des coûts supplémentaires (notamment en cas de modification de billet d’avion et de prestations nominatives), qui seront facturés au cessionnaire désigné. En tout état de cause, le cédant et le cessionnaire sont tenus solidairement du paiement du prix du voyage et des frais complémentaires éventuels.

Passeport

Passeport en cours de validité, valable 6 mois après la date de retour, pour les ressortissants français, belges ou suisses. Pour les autres nationalités, nous sommes à votre disposition pour vous accompagner dans vos démarches.

Visa

Le visa est obligatoire pour les ressortissants français, belges et suisses (1 entrée, 60 euros pour les Français et les Belges, 90 francs pour les Suisses). Les citoyens Canadiens sont eux exemptés de Visa. Pour les autres nationalités, nous sommes à votre disposition pour vous accompagner dans vos démarches.

Dossier de demande pour les Français (dépôt direct à l'ambassade) :

• passeport + copie de la page d'identité,
• un formulaire de demande complété,
• une photo d'identité,
• une copie d'attestation d'assurance rapatriement,
• copie des billets avion ou train
• attestation de voyage (agence).

Le règlement se fait par chèque uniquement. Délai d'obtention annoncé : 6 jours ouvrés.

Pour les Français, la demande par correspondance est désormais possible. Les dossiers doivent être adressés par courrier recommandé avec avis de réception aux : Services consulaires de l'ambassade de Mongolie en France 5, avenue Robert Schuman 92100 Boulogne-Billancourt

Pièces :

• formulaire de demande de visa dûment rempli (avec photo d’identité collée sur le formulaire), téléchargeable sur le site de l’ambassade : http://www.ambassademongolie.fr/service-consulaire/visas/ ;
• passeport original (aux conditions indiquées à la rubrique « passeport ») et comprenant 3 pages vierges, dont 2 face à face ;
• copie de l’attestation d’assurance rapatriement ;
• justificatif de voyage (billet d’avion et attestation d’agence) ;
• chèque de règlement du visa de 60 Euro à l’ordre de l’Ambassade de Mongolie ;
• en cas de retour par la poste, une enveloppe à l'adresse du demandeur, avec formulaire de recommandé avec avis de réception, accompagnée d'un chèque d'un montant de 30 euros par passeport. Pour l’envoi de la demande, comme pour le retour des passeports, une seule enveloppe suffit pour plusieurs demandes et passeports.

Les demandes par correspondance prennent souvent du temps et le consulat ne vous indiquera pas si votre dossier est incomplet. Il est de plus très difficile de les joindre au téléphone. Nous ne conseillons pas cette démarche.

L'agence Horseback Mongolia a développé un partenariat avec la société Action Visa pour vous aider dans vos démarches, et dispose de tarifs préférentiels (30 Euro de frais de dossier / visa + 10 Euro pour le renvoie de vos passeport à votre domicile). Nous contacter pour bénéficier de ce tarif.

NB : Un tiers peut déposer et retirer un dossier de demande de visa à l'ambassade, avec une lettre de recommandation du demandeur.

ASSURANCES ANNULATION ET ASSISTANCE

Pour participer à nos voyages, vous devez impérativement être assuré en assistance-rapatriement et frais médicaux à l’étranger.

Votre agence locale vous encourage à prendre connaissance du contrat spécifique élaboré avec notre partenaire CHAPKA ASSURANCES et AXA ASSISTANCE.
Pour souscrire à une assurance, connaître les garanties et les tarifs, suivez le lien ci-dessous.

CAP EXPLORER : La solution d’assurance complète conçue pour vivre sereinement votre voyage !

Choisissez la formule qui vous correspond le mieux:

• Explorer'Multirisque
• Explorer'Annulation
• Explorer'Assistance
• Explorer' Complémentaire Carte Bancaire

Spécifiques à nos voyages, nous suggérons fortement d’y souscrire.
Si vous choisissez de souscrire à l’une de ces formules, la convention détaillant l’ensemble des garanties et les modalités de déclaration du sinistre sont disponibles sur le site Internet de l'assureur.

Votre agence locale en aura connaissance, mais seul le participant est responsable du respect des procédures de déclaration de tout sinistre. Le participant doit donc conserver cette convention avec lui pendant toute la durée de son voyage.